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14 juillet 2021 

Gouvernance horizontale: Comment décider de tout ensemble (ou pas)?

Comment décider de tout ensemble (ou pas)

On ne peut parler de gouvernance partagée sans aborder la prise de décision collective qui lui est intrinsèquement liée. Quand nous sommes en “petit groupe” cela ne semble pas trop difficile à mettre en place.
Mais au plus l’équipe s’agrandit, au plus les opinions divergent et par conséquent les prises de décisions s’avèrent périlleuses. C’est naturellement une richesse, mais cela porte aussi son lot de challenges. J’en viens donc à la question…

Comment décider de tout ensemble? Ou quels outils mettre en place pour ne pas décider de tout ensemble, tout le temps?

Note : Les conseils qui vont suivre ne sont pas exhaustifs. L’équipe de Cobea tente elle-même de les appliquer sans prétendre les maîtriser. Nous sommes en perpétuel apprentissage.

Définir ensemble des rôles et leurs pouvoirs de décision

La définition des rôles se fait une fois que les missions et visions du projet sont parfaitement validées par le collectif. Quels sont les rôles nécessaires au développement du projet? Cela peut être un rôle de coordination interne, RH, finance… Une fois ces rôles établis, on détermine en collectif le pouvoir de décisions de la personne qui tiendra ce rôle.

Qu’entend-on par pouvoir de décision? La légitimité que l’on vous octroie à décider seul de certains aspects. Sans définir ni le “comment” ni le “quand”. Cela évite de trop cadenasser la personne et permet de lui octroyer une confiance et une liberté d’action. Dans le cas de doutes, une personne ressource peut-être au préalable désignée.

On peut lister 4 niveaux de prises de décision :

  • Informer : décider seul·e et informer les autres de la décision
  • Consulter : demander l’opinion des personnes individuellement, puis décider seul·e
  • Concerter : demander au groupe de réfléchir ensemble et de préparer une proposition de décision
  • Codécider : décider ensemble selon le mode de décision consensus

Une réunion préparée comme une recette tout en laissant place à de nouvelles choses

  • Définir l’objectif afin que tout le monde soit dans le même état d’esprit.
  • Établir un déroulé de réunion pour que chacun·e sache quand aborder un point donné.
    Nous avons par exemple des réunions Gouvernance Partagée où nous savons à l’avance quelles thématiques nous allons aborder.
  • Définir un timing pour que chacun·e sache s’il peut prendre le temps ou s’il doit rester concis.
    Chez Cobea, le lundi matin nous avons une réunion qui se tient de 10h à 11h30 voir 12h maximum. Dans le cas où sa thématique ne peut être abordée dans les temps impartis, chacun·e sait qu’il peut proposer une réunion dédiée.
  • Définir les différents rôles de la réunion: qui va faciliter ? Qui va prendre note ? Qui est le/la gardien.ne du temps?

Commencez la réunion sur une note personnelle

On peut commencer une réunion avec une météo intérieure. On procède à un tour d’écoute où chacun.e donne sa météo du jour. Cela permet de prendre la température de chacun.e, mais aussi parfois de se libérer d’un ressenti personnel. Ainsi, la personne se sent plus légère pour démarrer la réunion et vivra la réunion plus sereinement.

Soyez efficace en utilisant l’intelligence collective : décision par consentement

Oui, c’est le moment de prendre des décisions collectivement, mais en étant efficace ( à la fois pertinente et rapide). Un des membres vient avec une proposition. Il y a un tour de table pour d’éventuelles demandes de clarifications / modifications. La question qui va suivre la clarification n’est pas : «  est-ce que tout le monde est d’accord avec cela ? “, mais comme dans les scènes iconiques de mariages du cinéma américain, “est-ce que quelqu’un a une objection ? “. Celle-ci doit bien sûr être justifiée. Elle ne doit pas découler d’un simple mauvais pressentiment ou d’un sentiment personnel par exemple. Les critères de validités de l’objection doivent être fixés au préalable collectivement.

Celui qui porte la proposition, s’en empare et porte la responsabilité de sa réalisation. En donnant son accord, l’assemblée valide que la personne pourra agir dans le cadre de ce qui est décidé, mais à sa manière.

Par exemple, chez Cobea, on pose une objection si on considère qu’il y a danger pour la coopérative, mais cela ne veut pas dire qu’elle est validée par l’ensemble des membres. Elle va être discutée et la proposition éventuellement modifiée, et l’objection si possible levée…

Cette technique vous permettra de premièrement gagner en efficacité (fini les discussions interminables). Deuxièmement, augmentez la confiance et le respect mutuel au sein de votre équipe ( au revoir la méfiance et les egos mal placés). Et enfin, encourager l’innovation et la créativité. Et ça, nous, on dit oui !

Il existe un tas d’outils d’intelligence collective que l’on peut utiliser, adapter ou inventer pour faciliter des réunions. Faire preuve de créativité et sortir du cadre “classique” des réunions permet, la plupart du temps, de gagner en efficacité.

Par exemple, la technique des chapeaux de Bono. Cette dernière permet de résoudre des problèmes en favorisant la recherche de solutions sous différents axes. Comme le disait Edward de Bono : “La créativité implique de briser les conventions afin de regarder les choses sous un jour nouveau “. En effet afin d’éviter la censure des idées nouvelles, dérangeantes ou inhabituelles, on divise la recherche de solutions en 6 façons de penser représentées chacunes par un chapeau de couleur. Les chapeaux sont les suivants : neutralité (blanc), émotions (rouge), créativité (vert), pessimisme (noir), optimisme (jaune) et organisation (bleu).

Chaque membre du groupe doit travailler sur un chapeau de couleur à la fois ( une façon de penser ), et réfléchir à la problématique. Cela lui permet aussi d’identifier son chapeau habituel.

Note à vous-même, les solutions parfaites n’existent pas. On est dans une amélioration continue, mais si on ne teste pas, on n’avancera pas. Lâchez prise et faites confiance à votre équipe.

Clôturez sur une ouverture

Pour clôturer la réunion, on peut proposer une météo de sortie. Cela permet ainsi évaluer le degré de satisfaction de la réunion et éventuellement d’améliorer le processus par la suite.

Il est aussi possible de proposer un espace de parole pour partager une problématique qui n’aurait pas pu être abordée. On identifiera également à ce moment-là, qui traitera la problématique. Et quand est-ce qu’il/elle la traitera.

Voici quelques outils que nous vous conseillons :

Comment échanger l’information hors des réunions sans perdre l’info ni spamer l’équipe?

On conseille d’éviter les mails groupés et les canaux utilisés à titre privé ( pour avoir le loisir de couper la partie “boulot” quand on le souhaite). Privilégier des plates-formes de communication collaboratives, qu’on active quand on choisit de travailler sur le projet. L’avantage de ces plates-formes c’est qu’elles rassemblent différents flux de communication. L’important c’est que cet outil convienne à l’ensemble de l’équipe.

 

Sources:

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